En qué consiste la legalización de documentos

La legalización de un documento es un trámite que le permite utilizarlo en otro país. Para ello, deben firmar el documento las instancias correspondientes y la gestión requiere varios pasos.  La mayoría de los países han llegado a acuerdos concretos sobre esta cuestión.

En qué consiste una legalización

La legalización es un trámite que le permite utilizar en los Países Bajos un documento del país A. Por ejemplo un certificado del registro civil, una sentencia de un tribunal o un diploma. La legalización demuestra:

  • que el documento ha sido emitido por una entidad competente y experta
  • que la firma y el sello del documento son auténticos
  • que la forma del documento es la correcta

Cómo conseguir una legalización

Los pasos que debe usted seguir para legalizar su documento son distintos según el país. Depende de los acuerdos existentes entre los Países Bajos y el país de donde proceda su documento. Elija el país de donde proviene su documento.

Qué pasos pueden ser necesarios para legalizar documentos

El trámite de legalización de un documento tiene un orden determinado. Cuando hablamos de “país A” nos referimos al país del que proviene el documento:

Paso 1

Una autoridad con competencia al efecto, controla en el país A si han firmado el documento las instancias competentes del país A. Normalmente suele ser el Ministerio de Relaciones Exteriores del país A. Una vez comprobado este punto, se pone en el documento un sello o un adhesivo. De esa forma, los Países Bajos tienen la seguridad de que el documento proviene de una instancia competente en el país A.

Paso 2

Los Países Bajos también legalizan el documento (previo control) con un sello o adhesivo. Normalmente, suelen hacer este trámite la embajada, el consulado o el cónsul honorario de los Países Bajos en el país A.

Existen acuerdos entre grupos de países que simplifican este proceso o no exigen todos los pasos para todos los documentos. Un ejemplo es el Convenio de la Apostilla.

 

Legalización conforme al Convenio de la Apostilla

Muchos países del mundo son parte del Convenio de la Apostilla, incluidos los Países Bajos. Entre los países miembros, la legalización consiste en 1 tipo de sello o adhesivo, que se denomina apostilla. Si el país A legaliza un documento con esa apostilla, el documento en cuestión no requiere de más legalizaciones.  Un documento con una apostilla tiene valor en todos los países parte del convenio.

Todos los países parte del Convenio de la Apostilla aparecen en la lista de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado (HCCH).

En determinadas ocasiones no se necesita una legalización

No es necesaria la legalización si existe un acuerdo con el país A sobre la exención de legalización de determinados documentos. En esos casos, los documentos exentos pueden usarse directamente en los Países Bajos.

En determinadas ocasiones no es posible la legalización

Pueden existir diferentes motivos que imposibilitan la legalización de algunos documentos. En ese caso, las instancias en los Países Bajos evalúan y controlan su documento. Por ejemplo el Servicio Holandés de Inmigración y Naturalización (IND) o un ayuntamiento.